INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016

 

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, il “Regolamento”) e dell’art. 131 comma 3 del decreto legislativo 20 giugno 2003, n. 196 (nel complesso, la “Normativa Privacy”), desideriamo informare i clienti, i potenziali clienti e in generale i soggetti terzi che entrano in contatto con il nostro call center (di seguito gli “Interessati”) che, nell’ambito delle attività di customer care e campagne outbound, sono utilizzati dispositivi che consentono la registrazione delle telefonate in entrata e in uscita, nonché l’ascolto in diretta delle conversazioni tra l’utente e l’operatore da parte di altri soggetti a ciò appositamente autorizzati

 

L’ascolto in diretta e la registrazione delle telefonate avvengono a mezzo di sistemi automatizzati che permettono di ascoltare e registrare le chiamate in entrata e in uscita. I trattamenti correlati avvengono mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, in ogni caso, nel rispetto delle cautele, delle garanzie e delle misure necessarie prescritte dalla normativa di riferimento, volte ad assicurare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati trattati, nonché ad evitare danni, siano essi materiali o immateriali.

 

La gestione della telefonata inbound o outboud da parte del call center comporta obbligatoriamente l’ascolto e la registrazione della conversazione. In particolare, il trattamento di cui alle predette finalità risulta autorizzato dall’Interessato per fatti concludenti. L’eventuale rifiuto da parte dell’Interessato comporta l’impossibilità per il Titolare di dare seguito alla telefonata con l’Interessato.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b), c) e f) del Regolamento, il consenso non è richiesto quando il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento o per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi, come previsto per le finalità di cui al paragrafo 4. Per contro, il consenso è specificamente richiesto laddove il conferimento dei dati personali non sia necessario agli adempimenti di cui sopra.

Finalità e Base giuridica del trattamento dei dati. La registrazione delle telefonate inbound e outbound e l’ascolto in diretta delle conversazioni tra operatore e utente sono effettuati al fine di monitorare la qualità del servizio reso agli Interessati, anche nell’ambito delle attività di coaching e formazione specificamente dirette all’operatore del call center. Tali trattamenti non necessitano del consenso dell’Interessato, posto che la base giuridica è il legittimo interesse del Titolare, tenuto conto del bilanciamento dei diritti di quest’ultimo e dell’Interessato.

Conservazione dei dati. Le registrazioni delle telefonate effettuate per le finalità di cui sopra sono conservate per 6 mesi dall’acquisizione. In caso di trattamenti effettuati per la gestione di reclami o lamentele, per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per adempiere a obblighi previsti dalla legge, tali periodi potranno essere estesi fino al termine della gestione del reclamo o della lamentela, all’esaurimento della eventuale procedura giudiziaria instaurata o al termine dell’obbligo previsto dalla legge. Decorsi tali termini, il Titolare provvederà alla cancellazione automatica delle registrazioni, ovvero alla loro trasformazione in forma anonima in maniera irreversibile.

Comunicazione dei dati. Per il perseguimento delle finalità descritte al paragrafo 4, il Titolare si riserva la facoltà di permettere l’ascolto della conversazione e comunicare il contenuto delle telefonate e dei file audio, ivi compresi i relativi dati personali, ai destinatari appartenenti alle seguenti categorie: a) altre società del gruppo di cui è parte il Titolare, o comunque società controllanti, controllate o collegate, ai sensi dell’art. 2359 c.c., situate anche all’estero; b) soggetti che svolgono attività di assistenza all’Interessato (es. call center); c) soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare; d) soggetti che effettuano servizi di acquisizione, lavorazione, elaborazione e archiviazione dati; e) studi professionali o società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza (es. studi legali). I soggetti appartenenti alle categorie sopra annoverate operano in autonomia come distinti Titolari del trattamento, o come Responsabili all’uopo nominati dl Titolare. Il contenuto delle telefonate e dei file audio, ivi compresi i relativi dati personali, potrà inoltre essere conosciuto, in relazione allo svolgimento delle mansioni assegnate, dal personale del Titolare, ivi compresi gli stagisti, i lavoratori interinali, i consulenti, tutti appositamente autorizzati al trattamento. L’elenco aggiornato di tali terze parti è disponibile inoltrando richiesta a info@driveit.it. Il contenuto delle telefonate e dei file audio, ivi compresi i relativi dati personali, in ogni caso, non saranno oggetto di diffusione e, pertanto, non saranno portati a conoscenza di soggetti indeterminati, in qualunque forma, ad esempio mediante la loro messa a disposizione o consultazione, senza il consenso espresso dell’Interessato, allorché richiesto.

 

I Suoi dati personali potranno essere comunicati a: consulenti e fornitori della Società che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati nella loro qualità di responsabili del trattamento e/o di Co Titolari; Autorità giudiziarie o amministrative, per l’adempimento degli obblighi di legge. L’eventuale trasferimento all’estero dei dati nei paesi extra-UE potrà avvenire esclusivamente in conformità alle disposizioni contenute nel Capo V, GDPR (articolo 46), mediante l’adozione di clausole-tipo redatte sulla base delle versioni n. 2004/915/EC e n. 2010/87/EU elaborate dalla Commissione Europea.

Profilazione e Diffusione dei dati. I Suoi dati personali non sono soggetti a diffusione né ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.

Titolare del trattamento. Il Titolare del trattamento è la Drive IT SRL, con sede legale in piazza La Lizza, 7, Siena), P. IVA n. a 01195800527, alla quale potrete chiedere di conoscere l’elenco aggiornato di eventuali Responsabili nominati, nonché, esercitare i diritti espressamente previsti dalla vigente normativa regolante la materia e di seguito riportati per estratto. Ogni relativa richiesta di indicazione dei Responsabili ed esercizio dei diritti dovrà essere inviata, comunque, a Drive IT SRL. – Trattamento dati personali – piazza La Lizza, 7, Siena, mail info@driveit.it.

Diritti dell’interessato. I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di esercitare i diritti riconosciuti dalla Normativa Privacy che si riportano di seguito:

  • Diritto di accesso – Ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a: finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati e periodo di conservazione, destinatari cui questi possono essere comunicati (articolo 15, GDPR);
  • Diritto di rettifica – Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16, GDPR);
  • Diritto alla cancellazione – Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR (articolo 17, GDPR);
  • Diritto di limitazione – Ottenere dai Contitolari la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR (articolo 18, GDPR);
  • Diritto alla portabilità – Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti ai Contitolari, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20, GDPR);
  • Diritto di opposizione – Opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per i Contitolari di continuare il trattamento (articolo 21, GDPR);
  • Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo – Proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Montecitorio n. 121, 00186, Roma (RM).

Per ogni ulteriore informazione in merito si rinvia all’indirizzo www.garanteprivacy.it . Tanto premesso, nel ringraziarLa anticipatamente per la collaborazione, restando a Sua disposizione per ogni ulteriore informazione al riguardo,

 

 

I nostri migliori saluti

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